Kuvaus asiakirjoista ja tietovarannoista
Viranomaisen toiminnan on oltava avointa. Yksilöille ja yhteisöille on annettava mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Asianosaisella on kuitenkin lisäksi asianosaisjulkisuuteen perustuva oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus kertoo, millaisia tietoja Varkauden kaupungin toiminnassa syntyy ja miten niihin voi kohdistaa tietopyyntöjä. Tietopyyntö on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Varkauden kaupungin palvelujen järjestämisessä ja palvelutuotannossa syntyviä tietoaineistoja. Tietovarannot on jaettu tämän sivun alaosassa esiteltyihin tietoaineistokokonaisuuksiin. Jokaisen kokonaisuuden alta löydät tarkemman kuvauksen käsiteltävistä asiakirjoista ja niiden saatavuudesta.
Tietovarantoihin tallentuu tietoa palveluita käyttävistä ja tietojärjestelmiä käyttävistä henkilöistä. Henkilötietojen käsittelylle on aina oikeusperuste ja käsittely on tarkasti ohjeistettua. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kaupungin verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa.
Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.
Tietopyynnöt Varkauden kaupungille
Tietosuoja-asetuksen mukaiset pyynnöt (henkilötietojen tarkastuspyyntö ja henkilötietojen korjausvaatimus) ja niihin liittyvä ohjeistus on koottu kaupungin Tietosuoja-sivulle. Sivulta löydät linkit sähköisiin tietopyyntölomakkeisiin.
Julkisesti nähtävillä olevat esityslistat, pöytäkirjat, virhanhaltijapäätökset ja kuulutukset on nähtävillä julkaisuportaalissa.
Kaksi vuotta vanhempia yllämainittuja asiakirjoja sekä muita julkisia hallinnollisia asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt osoitetaan Varkauden kaupungin kirjaamoon. Julkisuuslain mukaisiin tietopyyntöihin liittyvä ohjeistus on koottu kaupungin Asiakirjapyynnöt-sivulle. Sivulta löydät linkit sähköisiin tietopyyntölomakkeisiin.
Varkauden kaupungilla on velvollisuus reagoida tietopyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä. Saat vastauksen tietopyyntöösi 14 vuorokauden kuluessa. Mikäli tietopyyntösi on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, saat vastauksen yhden (1) kuukauden kuluessa. Huomioithan, että jotkut tietopyyntöihin liittyvät asiat saattavat olla maksullisia. Tiedonhallintapalveluiden hinnasto on nähtävillä tietopyyntösivuilla.
Omien opintosuoritusten ja todistusten tietopyynnöt
Opetushallituksen ylläpitämästä KOSKI –tietovarannosta on saatavissa perusopetuksen tiedot oppilaiden yksittäisestä opintosuorituksesta ja suoritetuista tutkinnoista vuodesta 2018 alkaen. Omien opintosuoritusten tietopyynnöt tehdään Opetushallituksen omaopintopolku.fi-sivuston kautta.
Ennen vuotta 2018 suoritetuista tutkinnoista todistuskopioiden pyynnöt tehdään Varkauden kaupungille. Tietopyynnössä tulee kertoa koulu, josta opiskelija tai koululainen on valmistunut.
Hakuperusteet yleisesti
Hakutekijät ovat erilaisia eri tietovarannoista ja tietojärjestelmistä haettaessa. Varkauden kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekistereistä tai tietojärjestelmistä mm. seuraavilla perusteilla:
- Asianumero, asiatunnus tai diaarinumero
- Henkilötunnus, kiinteistötunnus tai esimerkiksi kirjastokortin numero
- Henkilön nimi, esimerkiksi asiakas, hakija, päätöksentekijä, asian vireille panija, valmistelija, asiamies
- Asiakirjan tai asian nimi tai otsikko
- Asian käsittelyvaiheet ja asiasta tehdyt päätökset, asiankäsittelyprosessin tila = käsittelyssä, muutoksenhaku tai päätetty
- Päivämäärä
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.
Osallisuuden ja päätöksenteon tietovaranto
Päätöksenteko
Toimielinten esityslistat (niin kauan kunnes ko. toimielimen pöytäkirja on valmis), pöytäkirjat 2 vuotta, julkiset viranhaltijapäätökset nähtävilläoloajan (21 päivää) sekä kaupungin omat ja kaupungille saapuneet kuulutukset niille määrätyn ajan:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Kaksi (2) vuotta vanhempia yllämainittuja asiakirjoja sekä muita julkisia hallinnollisia asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt osoitetaan Varkauden kaupungin kirjaamoon:
https://varkaus.fi/fi/sivu/osallisuus-ja-paatoksenteko/asiakirjapyynnot
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Avustukset ja palkinnot
Tietoaineisto sisältää henkilöiden ja yhteisöjen yksilöinti- ja yhteystiedot sekä maksatukseen tarvittavat tiedot.
Omia ja edustamansa yhdistyksen tietoja, avustushakemuksia sekä päätöksiä voi tarkastella Timmissä:
https://asp3.timmi.fi/WebTimmi/#/2586
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Palaute
Palautetietoaineisto muodostuu sähköisellä palautejärjestelmässä annetuista palautteista, kyselyillä tehdyistä asiakaspalautteista sekä niiden käsittelytiedosta ja vastauksista.
Omat ja julkiset palautteet ovat nähtävillä palautepalvelussa:
https://easiointi.varkaus.fi/eFeedback/fi/PublicSearch
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Asumisen ja ympäristön tietovaranto
Paikkatieto, maankäyttö ja kiinteistöt
Tietovarantoon sisältyy tietoja asemakaavoista, kiinteistöjen kauppahinnoista, kiinteistöistä, maaomaisuuksista, rakennuksista ja huoneistoista, rakennusvalvonnasta, väestöstä, yrityksistä ja toimipaikoista.
Asiakirjoja ja tietoja voi saada seuraavista osoitteista
Karttapalvelu:
https://kartta.varkaus.fi/IMS
Tällä hetkellä vireillä olevat kaavat:
https://varkaus.fi/fi/sivu/kaavoitus/suunnittelukohteet-kaavoituskatsaus
Tonttijakoehdotukset:
https://varkaus.fi/fi/sivu/asuminen-ja-ymparisto/nahtavilla-olevat-katusuunnitelmat
ja
https://varkaus.fi/fi/sivu/kaupunkiymparisto/kiinteistonmuodostus
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Kiinteistö- ja karttatietoa saa lisäksi Maanmittauslaitoksen sivuilta:
https://www.maanmittauslaitos.fi/
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Rakentamisen ohjaus
Rakennuslupa-aineistot ja rakennuspiirustukset:
https://varkaus.fi/fi/sivu/asiakirjapyynnot
Pysäköinninvalvonta ja liikenne
Tietoaineistoja pysäköinninvalvonnasta, venesatama- ja paikkatiedoista sekä niihin liittyvistä maksuista.
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Kameravalvonta
Kasvatuksen ja opetuksen tietovaranto
Varhaiskasvatus ja esiopetus
Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietovarannon tietoaineisto koostuu varhaiskasvatuksessa, koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnassa sekä esiopetuksessa tarvittavista tiedoista, asiakastiedoista, hakemustiedoista, suunnitelmista, päätöksistä, hoidon toteutumatiedoista, hoitopaikoista, laskutuksen pohjatiedoista sekä järjestelmän käyttäjätiedoista.
Asiakirjoja ja tietoja voi saada seuraavista osoitteista
Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen tiedot, hoitoajat, hakemukset ja päätökset ovat varhaiskasvatuksen eAsioinnissa:
https://sote.easiointi.fi/fi/web/varkaus-vaka
Lapsen tiedot, esiopetukseen ja oppilashuoltoon liittyvät asiakirjat ovat Wilmassa:
https://wilma.varkaus.fi/?langid=1
Koulukuljetukseen liittyvät lapsen tiedot:
https://kouluun.fi/
Opetushallitukselle varhaiskasvatuksen tietovarantoon siirrettyjä lapsen varhaiskasvatustietoja ja asiakasmaksutietoja voi tarkastella Oma opintopolku –palvelussa:
https://opintopolku.fi/oma-opintopolku/
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
- Varhaiskasvatuksen tietosuojaseloste
- Koulukuljetuksen tietosuojaseloste
- Opintopolun rekisterien tietosuojaselosteet (mm. Varda)
Perusopetus
Perusopetuksen tietovarannon tietoaineisto koostuu perusopetuksessa ja muussa perustuslain mukaisessa toiminnassa pois lukien sekä esiopetuksessa että aamu- ja iltapäivätoiminnassa tarvittavista tiedoista. Mm. työntekijöiden tietoja, asiakkaan henkilötietoja, huoltajien tietoja ja yhteistietoja, koulunkäyntitietoja.
Asiakirjoja ja tietoja voi saada seuraavista osoitteista
Lapsen tiedot, esiopetukseen ja oppilashuoltoon liittyvät asiakirjat ovat Wilmassa:
https://wilma.varkaus.fi/?langid=1
Opetushallitukselle siirrettyjä lapsen opintotietoja voi tarkastella Oma opintopolku –palvelussa:
https://opintopolku.fi/oma-opintopolku/
Koulukuljetukseen liittyvät lapsen tiedot:
https://kouluun.fi/
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
- Perusopetuksen henkilörekisteri
- Koulukuljetuksen tietosuojaseloste
- Opintopolun rekisterien tietosuojaselosteet (mm. Koski)
Soisalo-opisto
Soisalo-opiston tietoaineisto koostuu taiteen perusopetuksen ja vapaan sivistystyön tiedoista, kurssi- ja opiskelijatiedoista, tuntiopettajien tiedoista ja maksutiedoista.
Asiakirjoja ja tietoja voi saada seuraavista osoitteista
Omat ilmoittautumistiedot saa sähköisestä ilmoittautumispalvelusta:
https://uusi.opistopalvelut.fi/soisalo-opisto/fi/my-registrations/login-link/
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Hyvinvoinnin ja vapaa-ajan tietovaranto
Kirjasto
Kirjaston tietoaineisto koostuu kirjaston asiakassuhteista,
kokoelmatiedoista, lainauksista, varauksista, itsepalvelutoiminnoista, maksutiedoista ja tilastointitiedoista.
Omat lainaustiedot näkyvät kirjautumalla Lumme-kirjaston tilille, kirjautumatta voi selata lainattavaa aineistoa:
https://lumme.finna.fi/#tapahtumat_kirjallisuus
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Museokeskus
Museokeskuksen tietoaineisto koostuu asiakastiedoista, aineisto- ja kokoelmatiedoista, sekä toiminnan ja tapahtumien tiedoista. Kokoelmia on myös digitaalisesti saatavilla Varkauden kaupungin museoiden Verkkosisällöt-sivulla.
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
- Museoiden asiakasrekisteri, tietosuojaseloste
- Museoiden kokoelmat hankkeessa, tietosuojaseloste
- Museoiden kokoelmatietokanta, tietosuojaseloste
- Museoiden kutsuvieraslista, tietosuojaseloste
Liikunta
Liikunnan tietoaineistoihin kuuluu asiakastietoja; asiakkaan käyttämät palvelut ja ostamat tuotteet, kassajärjestelmässä palvelut ja tuotteet, kulunvalvontatietoja, henkilötiedot, kurssitiedot, laskutustiedot, yhteystiedot, varaustiedot. Lisäksi aineisto sisältää liikuntapaikkojen sijainti- ja ominaisuustietoja.
Liikuntapaikkojen varaukset ja niihin liittyvät omat tiedot voi tarkastaa Timmissä:
https://asp3.timmi.fi/WebTimmi/#/2586
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
- Etuuskortit, tietosuojaseloste
- Kangaslammin liikuntatalo, tietosuojaseloste
- Kävelytestit, tietosuojaseloste
- Tilavaraukset ja avustukset, tietosuojaseloste
- Uimakoulu, tietosuojaseloste
Nuorisotyö
Nuorisotyön tietoaineisto koostuu etisvän nuorisotyön, harrastetilapalveluiden, liikkuvan nuorisotyön, nuorten leiritoiminnan sekä tieto- ja neuvontatyön tiedoista.
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tapahtumat
Varkauden kaupungin tulevat tapahtumat voi tarkastaa tapahtumakalenterista:
https://www.flowmedik.com/etuotteet/kalenteri/?client=f7177163c833dff4b38fc8d2872f1ec6
Joihinkin kaupungin tapahtumiin edellytetään ilmoittautumista.
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Työllisyyden ja yrittämisen tietovaranto
Työllisyyspalvelut
Työllisyyspalveluiden tietoaineisto koostuu henkilötiedoista, työnantajien tiedoista, palvelun toteuttamisessa tarvittavista tiedoista, palvelun aikana synteistä tiedoista sekä palvelun seuranta, arviointi ja raportointitiedoista.
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet:
Maahanmuuttopalvelut
Maahanmuuttopalveluiden tietoaineisto koostuu henkilötiedoista, oleskelutiedoista, palvelun toteuttamisessa tarvittavista tiedoista, palvelun aikana synteistä tiedoista sekä palvelun seuranta, arviointi ja raportointitiedoista.
Julkisesti nähtävillä olevat Varkauden kaupungin päätösasiakirjat ja kuulutukset:
https://varkaus.tweb.fi//ktwebscr/epj_tek_tweb.htm
Tietovarantoon liittyvät tietosuojaselosteet: